Aidez vos clients à ne plus perdre leurs factures, dématérialisez-les ! 

Aidez vos clients à ne plus perdre leurs factures, dématérialisez-les ! 

Souvent réduite au simple fait de numériser des documents, la dématérialisation a néanmoins beaucoup évolué ces dernières années. Dans une démarche de transformation digitale, celle-ci permet bien plus de choses que la simple transposition de documents papier au format digital. En effet, la dématérialisation offre la possibilité de produire les documents directement au format numérique, facilitant ainsi leur exploitation.

A ce titre, ce procédé s’impose de plus en plus dans les entreprises, notamment suite aux dispositions prises par le gouvernement depuis quelques années concernant les factures. L’essor de la dématérialisation ne semble donc pas prêt de s’arrêter compte tenu des nombreux avantages qu’elle confère. 

 

Qu’entend-on par « dématérialisation des factures » ?  

Cette pratique consiste à gérer sa facturation en se passant de support papier, grâce à un traitement automatisé de documents numériques. Deux types de dématérialisation existent : 

  • La dématérialisation simple : Elle consiste tout simplement à numériser les factures physiques existantes. 
  • La dématérialisation fiscale : Bien plus complète, elle nécessite d’utiliser un système entièrement digitalisé pour gérer le cycle de vie de la facture (de la création à la réception par le client). Le document produit sera donc une facture électronique. C’est de cette solution dont il est question dans cet article. 

 

Avec la dématérialisation, finie la perte des factures ! 

Vous égarez régulièrement vos factures ? Les rechercher ressemble à un parcours du combattant ? Vous ne savez plus où les stocker ? Le zéro papier est un objectif fixé par votre entreprise en vue d’une transition écologique ? Autant de bonnes raisons d’opter pour la dématérialisation des factures.  

Grâce à cette solution, toutes vos factures seront centralisées et stockées dans un outil unique, ce qui vous permettra de les retrouver en toute simplicité. En effet, un bon classement numérique selon des critères précis vous facilitera la recherche. Un gain de temps non négligeable ! Il en sera de même pour vos clients. Non seulement, les échanges entre eux et votre entreprise seront facilités, mais ils pourront également retrouver à n’importe quel moment leurs documents sur leur espace dédié. De leur côté aussi, l’archivage sera simplifié par cette solution sécurisée.   

Dématérialiser vos factures vous permettra également de mieux contrôler les envois et de raccourcir les délais de traitement, évitant ainsi les retards de paiement. De plus, vous diminuerez le temps accordé au règlement des litiges car les erreurs sur les factures seront considérablement réduites. Vos collaborateurs pourront donc se consacrer pleinement à des tâches à plus forte valeur ajoutée pour votre entreprise. 

Dématérialisation des factures : la liste des avantages est encore longue ! 

En plus de fluidifier les échanges avec vos clients, vous faciliterez également le partage d’informations au sein de votre entreprise. En effet, les différents services profiteront d’une plus grande visibilité sur l’état d’avancement des factures une fois dématérialisées.  

Grâce à la dématérialisation des factures, vous observerez une diminution des coûts relatifs à l’impression et à l’envoi des documents papier. Encre, papier, timbres, enveloppes : vous apprécierez ne plus avoir à vous en soucier. Vous réduirez également les frais de stockage mais aussi ceux liés à la recherche et à la perte des documents.  

L’argent n’est pas la seule chose que vous économiserez. En effet, en passant par une solution 100% électronique, vous limiterez les déplacements liés à la remise des factures. Vous gagnerez donc du temps que vous pourrez réinvestir dans d’autres tâches.  

Vous offrirez à vos clients un service complémentaire, pratique, fiable et simple d’utilisation. Ainsi vos échanges se feront en temps réel, ce qui maximisera leur satisfaction. La dématérialisation des factures apportera aussi une touche de modernité à votre entreprise, un atout pour votre image. De plus, en optant dès à présent pour cette solution, vous anticiperez les changements à venir entre 2024 et 2026*. En effet, le gouvernement prévoit l’obligation pour toutes les entreprises de recourir à la facturation électronique à l’issue de cette période. 

Enfin, comment parler de réduction de la consommation de papier sans parler des bénéfices pour l’environnement ? En effet, les entreprises en France jettent chaque année des centaines de milliers de tonnes de papier. Un chiffre encore trop important, sachant que seulement 35% de ces déchets papier sont recyclés. Apportez votre pierre à l’édifice en préférant la dématérialisation des factures. 

Les nombreux bénéfices offerts par la dématérialisation des factures font de cette solution un véritable tournant à prendre. Sa grande simplicité d’utilisation la rend de plus en plus attrayante aux yeux des entreprises. Alors, prêt à adopter cette méthode ? 

*A partir du 1er juillet 2024, en réception, à l’ensemble des assujettis.
A partir du 1er juillet 2024, en transmission, aux grandes entreprises.
A partir du 1er janvier 2025 aux entreprises de taille intermédiaire.
A partir du 1er janvier 2026 aux petites et moyennes entreprises et microentreprises.

Pourquoi proposer à vos clients un extranet personnalisé ?

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Paiement et suivi des commandes en ligne : atouts majeurs en B2B

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