Dématérialisation des factures : que dit la loi ?

Dématérialisation des factures : que dit la loi ?

Depuis plusieurs années, les Etats européens affichent leur volonté de rendre obligatoire la facturation par voie électronique. Cette décision s’inscrit dans le processus de lutte contre la fraude à la TVA. Ainsi la dématérialisation des factures s’est peu à peu développée au rythme des nouvelles dispositions légales. En 2010, l’Etat français amorçait la transition digitale et affiche aujourd’hui un nouveau calendrier pour aller encore plus loin. Dates clés, spécificités et nouveautés : on vous dit tout ! 

 

Facture électronique : critères et formats 

La facture électronique, entièrement créée et envoyée grâce à un outil numérique, doit répondre à différents critères pour être valide : 

  • Il doit être possible de vérifier l’identité de son émetteur afin de garantir son authenticité. 
  • Elle doit contenir l’ensemble des mentions obligatoires (date, numéro, prix, taux de TVA, etc.).  
  • Toutes les informations doivent être parfaitement lisibles. 
  • La modification ou la suppression de certains éléments ne doit pas être autorisée. 
  • Comme pour les factures physiques, les e-factures doivent être stockées de manière sécurisée durant dix ans. 

Depuis 2013, trois méthodes de facturation sont acceptées par l’administration fiscale : 

  • La facture au format PDF simple : fréquemment utilisée par les TPE/PME, elle nécessite une piste d’audit documentée pour garantir la bonne réalisation de la transaction. 
  • La facture au format PDF avec une signature électronique : moins contraignante que la piste d’audit, elle certifie et sécurise la signature grâce à un certificat qualifié. 
  • La facture EDI : elle requiert d’utiliser l’Echange de Données Informatisé afin de répondre aux exigences du code général des impôts. 

 

Les dispositions actuelles 

Avec l’ordonnance du 26 juin 2014, le gouvernement français avait annoncé l’obligation progressive pour les entreprises d’envoyer des factures électroniques à leurs clients du secteur public. Ainsi, depuis 2017, les grandes entreprises de plus de 5000 salariés devaient transmettre des e-factures aux collectivités territoriales, établissements publics, etc. A l’heure actuelle, toutes les entreprises, peu importe leur taille, doivent recourir à la facturation électronique dans le cadre des marchés conclus avec l’Etat, via le portail Chorus. 

 

Les nouveautés à venir concernant la dématérialisation des factures 

Dans une logique de dématérialisation des factures toujours plus importante, l’Etat a fixé de nouvelles échéances pour les entreprises. Ainsi, à compter du 1er janvier 2024, toutes les entreprises devront accepter les factures électroniques, peu importe leur taille ou leur secteur d’activité. Cela suppose donc d’être capable de les lire et de les traiter correctement. Cette date marquera également pour les grandes entreprises l’obligation d’émettre des e-factures. Ce sera ensuite au tour des ETI de répondre à cette obligation pour le 1er janvier 2025. Enfin, les TPE et PME auront jusqu’au 1er janvier 2026* pour mettre en place la dématérialisation de leurs factures. La période 2024-2026 signera donc la généralisation de la facture électronique pour les paiements inter-entreprises en accord avec le projet de loi de finances.  

L’objectif du gouvernement est de faciliter les déclarations de TVA en modernisant le processus de traitement des factures. Afin de lutter conte la fraude à la TVA, le gouvernement a également décidé de rendre obligatoire la déclaration de TVA électronique, appelée e-reporting. 

 

Et les anciennes factures papier ? 

S’il était précédemment indispensable de conserver les factures dans leur format d’origine, depuis 2017, un décret offre une nouvelle possibilité. En effet, il est désormais permis de stocker les factures de manière dématérialisée même si les originales avaient été éditées au format papier. Pour que ces copies soient valables, elles doivent être conformes aux originales en image et en contenu. Il faut également que le fichier soit en couleur, horodaté, et archivé au format PDF pour garantir son intégrité. La durée de conservation, quant à elle, n’a pas changé. Elle est donc toujours de dix ans. 

 

Afin de vous préparer à la dématérialisation obligatoire des factures entre assujettis à TVA, vous pouvez opter dès à présent pour des outils numériques comme MonEspace.Contact qui faciliteront cette démarche. Vous profiterez ainsi des nombreux avantages qu’offre la facturation électronique, tout en simplifiant les échanges avec vos clients.

*A partir du 1er juillet 2024, en réception, à l’ensemble des assujettis.
A partir du 1er juillet 2024, en transmission, aux grandes entreprises.
A partir du 1er janvier 2025 aux entreprises de taille intermédiaire.
A partir du 1er janvier 2026 aux petites et moyennes entreprises et microentreprises.

Pourquoi proposer à vos clients un extranet personnalisé ?

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Par la mise en place d’un extranet, les entreprises ont la possibilité d’offrir à leurs clients un espace personnel. Celui-ci fonctionne comme un site web et ne demande donc l’installation d’aucun logiciel supplémentaire. Depuis n’importe quel appareil, avec une simple connexion Internet, les clients peuvent s’y connecter en toute sécurité. De plus en plus de structures proposent désormais à leur clientèle d’accéder à ce type de portail. En effet, cette solution s’est fortement développée en B2C, augmentant la demande des professionnels qui s’attendent au même service.  

Automatiser les relances client : la bonne idée ?

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Paiement et suivi des commandes en ligne : atouts majeurs en B2B

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